¶ Allgemein
In der Wolke siehst du Ordner, die automatisch und zentral geteilt sind. Du siehst die Ordner, die zu deinen Gliederungen passen und erkennst sie an diesem Ordnersymbol. 
Hier das Beispiel für eine Person aus dem Landesverband Baden Württemberg (101), dem Kreisverband Esslingen (101009) und dem Ortsverband Esslingen (10100903):
Die Nummern bezeichnen den sogenannten Gliederungsschlüssel, nach dem intern die Zugriffsrechte der Mitglieder verteilt werden. Der erste Ordner ist der Ordner des Ortsverbands, der zweite ist dem Kreisverband zugeordnet. Danach folgen Ordner für den Landes- und den Bundesverband.
In den Ordnern selbst kann niemand schreiben. Aber Wolke Redakteur:innen können Gruppenordner erstellen und Personen als Gruppenadministrator:innen benennen welche wiederum über Gruppenmitgliedschaften entscheiden können.
¶ Wiederherstellung von gelöschten Daten
Wie du Gruppenordner-Daten aus den vergangenen sechs Monaten wiederherstellen kannst, erklären wir hier unter diesem Link
¶ Gruppenordner in der Wolke
Gruppenordner ermöglichen es, Dateien unabhängig von zeitlich begrenzten persönlichen Amts- oder Mandatszeiten zu verwalten. Gruppenordner gehören deswegen nicht einer Person, sondern sind stattdessen Gliederungen zugeordnet. Mit der neu eingeführten Rolle Wolke Redakteur:in in der Mitgliederverwaltung Sherpa bekommen Personen die Möglichkeit, innerhalb ihrer Gliederung weitere Gruppenordner zu erstellen und zu verwalten. Diese weiteren Gruppenordner können beispielsweise für die Vorstandsarbeit, Landesarbeitsgemeinschaften oder Arbeitskreise verwendet werden.
Hinweis: Direktes Schreiben im Gliederungesordner nicht möglich.
¶ Vergabe der Redakteuer:innenrolle
Die Rolle Wolke Redakteur:in muss zunächst über die Mitgliederverwaltung Sherpa vergeben werden. Sprecht hierfür eine Person mit Sherpa-Zugang innerhalb eurer Gliederung an.
Tipp: Die Rolle Wolke Redakteur:in sollten nach Möglichkeit Mitglieder des Vorstands erhalten, da sie letztendlich die Möglichkeit haben sich jeder Gruppe selbst zuzuordnen.
¶ Voraussetzungen erfüllen - In Sherpa Rolle 'Wolke-Redakteur:in' hinzufügen
- Anmelden im Sherpa
- die jeweilige Person suchen und den Datensatz anzeigen lassen
- den Reiter Funktionen auswählen
- unten bei Rollen Hinzufügen anklicken.
2. Rolle hinzufügen
3. Im Feld Kategorien Grünes Netz - Technische Rollen anklicken und Redakteur:in für OV oder KV auswählen.
- Speichern
¶ Nutzung als Wolke-Redakteur:in
Erste Schritte - Bevor es losgeht
Bitte logge dich einmal aus und wieder ein. Damit werden die Rollen aus dem SAML-Login bzw. von Sherpa in die Wolke übertragen.
Hinweis:
Falls du 'deine' Ordner oder den Grünen Balken nicht siehst, drücke bitte die Tastenkombination: STRG/CTRL + SHIFT + R (shift= die Taste mir der ihr Buchstaben groß schreibt). Damit wird die Seite nochmal ohne Zwischenspeicher geladen.
¶ Auffinden und Überblick des neuen Redakteur:innenbereichs
Klicke auf den grünen Balken im Ordner deiner Gliederung, dort bekommst du:
- eine Übersicht aller vorhanden Gruppenordner außer:
Die Ordner Vorstand, Vorstand & Geschäftsführung werden automatisch nur den Personen zugewiesen, die diese Rollen auch in Sherpa eingetragen haben. Sie lassen sich nicht verändern oder löschen. So könnt ihr euch sicher sein dass niemand anderes sich Zugriff auf deren Inhalte verschafft.
- Dateien, die vorher im Gruppenordner eurer Gliederung mit der Endung "(Alle Mitglieder)" lagen, sind nun für alle Mitglieder im neuen Ordner im Unterordner "Archiv" abgelegt. Ihr könnt die Nutzungsrechte auch ändern, um sie den Gruppen zuzuteilen, die in Zukunft damit arbeiten werden.
¶ Erstellen und verwalten von Gruppenordnern
- Um neue Gruppenordner zu erstellen, klicke in der Übersicht auf Hinzufügen
- Die Eingabemaske besteht aus drei Teilen, die untereinander angeordnet sind.
-
Oberer Bereich - Gruppen (-Ordner) Definition
- Der Name der Gruppe, der auch dem Ordnernamen entsprechen wird
- Die Art der Gruppe. Sie ist frei wählbar, hat aber noch keine technische Relevanz.
-
Mittlerer Bereich - Verteilung der Berechtigungen
- Gruppenadministrator:innen können die Gruppenmitgliedschaften verwalten haben aber sonst die ihnen zugewiesenen Rechte im Ornder
- Gruppenmitglieder erhalten die ihnen zugewiesenen Rechte unabhängig von der Gliederung, der sie angehören.
- Gliederungsmitglieder haben die ihnen erteilten Rechte im Ordner
-
Unterer Bereich - Auswahlmenü zur Auswahl von Benutzer:innen: (Mehrfachauswahlen sind möglich.)
- Sherpagruppe: Autovervollständigt die vorhanden Gruppen aus der Sherpadatenbank, um Funktionsträger:innen oder einzelnen Gliederungen Dateien zugänglich zu machen
- Benutzer:in: Suche nach Namen von Persone
- Nextcloudgruppe: Suche nach nativen Nextcloudgruppen, empfiehlt sich nur für erfahrene Nutzer:innen
Fehlende Benutzer:innen
Die Personen müssen sich mindestens einmal in der Wolke eingeloggt haben, damit der Name auswählbar ist.
Im Folgenden ein Beispiel der AG Netzpolitik dürfen:
- Gruppenadminstrator:innen: lesen,schreiben, Dateien erstellen, löschen und auch teilen
- Gruppenmitglieder: lesen, schreiben, Dateien erstellen und teilen, aber nicht löschen
- Gliederungsmitglieder: lesen und Dateien teilen, aber nicht schreiben, erstellen oder löschen
Hier ist bereits eine Person als Gruppenadminstrator:in benannt:
Klicke anschließend auf speichern und dann kannst du alle Rechte und Benutzer:innen prüfen.
Im Hauptordner eurer Gliederung den neuen Gruppenordner auffinden:
insofern ihr selbst Teil des Personenkreises seid
¶ Nutzung als Gruppenadministrator:in
Als Sprecher:in einer AG/AK wird dir die Wolke-Redakteur:in eurer Gliederung einen Gruppenordner zuweisen. Als Gruppenordneradministator:in kannst du die Mitlieder deiner AG, eurem Ordner zuweisen.
Berechtigungen
Die Berechtigungen bestimmt die Wolke-Redakteur:in, bitte sie/ihn im Zweifelsfall diese anzupassen.
- Öffne den Ordner innerhalb deiner Gliederung.
- Klicke auf den grünen Button "Gruppe verwalten" unterhalb des Ordnernamens.
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Du bist nun auf der Übersichtsseite deines Gruppenordners in dem dir gezeigt wird:
- Wie die Berechtigungsprofile eingestellt sind
- Welche Personen Gruppenadministrator:innen sind
- Welche Personen Mitglied in deiner Gruppe sind
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Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten:
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a) Benutzer:innen ihrem Namen nach zu suchen:
b) Gliederungen und Funktionsinhaber:innen anhand der ihnen Zugeteilen Sherpa-Gruppen auszusuchen.
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- Klicke auf hinzufügen
¶ Aufzeichnung des Webinar
Eine Aufzeichnung des Webinars zu diesem Thema findet ihr unter:
https://peertube.netzbegruenung.de/videos/watch/19aac3cf-a04c-440e-94e2-e0b29dd1510b