In der Wolke siehst du Ordner, die automatisch und zentral geteilt sind. Du siehst die Ordner, die zu deinen Gliederungen passen und erkennst sie an diesem Ordnersymbol.
Hier das Beispiel für eine Person aus dem Landesverband Baden Württemberg (101), dem Kreisverband Esslingen (101009) und dem Ortsverband Esslingen (10100903):
Die Nummern bezeichnen den sogenannten Gliederungsschlüssel, nach dem intern die Zugriffsrechte der Mitglieder verteilt werden. Der erste Ordner ist der Ordner des Ortsverbands, der zweite ist dem Kreisverband zugeordnet. Danach folgen Ordner für den Landes- und den Bundesverband.
In den Ordnern selbst kann niemand schreiben. Aber Wolke Redakteurinnen können Gruppenordner erstellen und Personen als Gruppenadministratorinnen benennen welche wiederum über Gruppenmitgliedschaften entscheiden können.
Gruppenordner ermöglichen es, Dateien unabhängig von zeitlich begrenzten persönlichen Amts- oder Mandatszeiten zu verwalten. Gruppenordner gehören deswegen nicht einer Person, sondern sind stattdessen Gliederungen zugeordnet. Mit der neu eingeführten Rolle Wolke Redakteur:in in der Mitgliederverwaltung Sherpa bekommen Personen die Möglichkeit, innerhalb ihrer Gliederung weitere Gruppenordner zu erstellen und zu verwalten. Diese weiteren Gruppenordner können beispielsweise für die Vorstandsarbeit, Landesarbeitsgemeinschaften oder Arbeitskreise verwendet werden.
Es empfiehlt sich, die Gruppenordner an existierenden Organisationsstrukturen zu orientieren. Das heißt, dass AKs, LAGs, Ausschüsse, etc jeweils einen eigenen Gruppenordner bekommen. Dieses System ist für Mitglieder leicht verständlich, da es die gleichen Strukturen sind, die sie bereits kennen. Die jeweiligen Sprecherinnen können dann als Administratorinnen für diesen Ordner eingetragen werden. Damit werden sie befähigt, selbst die weiteren Nutzer*innen für den Gruppenordner zu verwalten. Das verteilt den Verwaltungsaufwand für die Gruppenordner auf verschiedene Personen, und die jeweiligen Strukturen sind eigentständig handlungsfähig.
Die Rolle Wolke Redakteur:in muss zunächst über die Mitgliederverwaltung Sherpa vergeben werden. Sprecht hierfür eine Person mit Sherpa-Zugang innerhalb eurer Gliederung an.
TIP:
Die Rolle Wolke Redakteur:in sollten nach Möglichkeit Mitglieder des Vorstands erhalten, da sie letztendlich die Möglichkeit haben sich jeder Gruppe selbst zuzuordnen.